Repositorio de documentos/archivos. Los sistemas de gestión documental sirven como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización.
Administre el contenido facilitando a los colaboradores el acceso, la edición y el uso compartido de documentos, lo que aumenta la colaboración y la productividad entre equipos;
Uno de los mayores beneficios de un DMS es la capacidad de acceder y recuperar documentos de manera rápida y eficiente:
Seguridad y control de acceso: los sistemas de gestión documental ofrecen mecanismos avanzados de seguridad, como autenticación multifactor y Handle de permisos, garantizando que solo el personalized autorizado pueda acceder o modificar ciertos documentos, protegiendo así la confidencialidad de la información.
Resiliencia y Redundancia: La combinación de almacenamiento en la nube y neighborhood proporciona una mayor resiliencia y redundancia en caso de fallos en uno de los sistemas.
Esto decrease el papeleo, evita fallos y desviaciones relacionadas con la gestión documental e impulsa la agilidad y la eficiencia operativa.
¡Te invitamos a descubrir cómo el sistema de gestión documental puede transformar la manera en documentos digitales que trabajas con tus documentos!
Los correos electrónicos y archivos adjuntos pueden indexarse y almacenarse en el archivador directamente desde tu bandeja de entrada.
La nube prevalece como una alternativa rentable ya que elimina la necesidad de inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e instalar hardware y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento.
¿Solo buscas firmar? Abre una cuenta gratuita de Docusign para cargar, firmar y devolver documentos digitalmente de forma segura. Incluso los recibidos como archivos adjuntos de un correo electrónico.
Capacidad de Almacenamiento Escalable: Los DMS modernos ofrecen capacidad de almacenamiento escalable, permitiendo a las organizaciones aumentar el espacio de almacenamiento según sea necesario.
Creación de flujos de trabajo para automatizar el procesamiento de documentos con rutas de aprobación condicionales.
Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
La implementación de un DMS puede mejorar significativamente la productividad de una organización al proporcionar herramientas eficientes para la gestión de documentos. Algunas de las formas en que un DMS puede mejorar la productividad incluyen: